Situación
- Uno de los socios asumía el trabajo administrativo. Disponía de la ayuda de un gestor que cumplimentaba la contabilidad, impuestos y los temas laborales.
- Inicialmente, este socio se dedico a realizar este trabajo para evitar más costes a la empresa que estaban organizando. Pero no era un profesional de esta área y su tiempo era más valioso si lo dedicara a su trabajo real.
- Debía poner en marcha un departamento administrativo para liberarse del trabajo y a la vez estaba interesado en continuar disponiendo de un control efectivo sobre la situación económica.
Acciones
Delimitamos el trabajo a realizar
Básicamente, facturación a clientes, seguimiento de cobros, introducción de facturas de proveedores y gastos, codificación para análisis por proyectos, preparación de pagos, cierres mensuales y otras tareas de soporte administrativo.
Establecimos una metodología de trabajo y un acompañamiento de la persona escogida
La idea es que la persona encargada de asumir esta función la pudiera realizar con solvencia y según un método que fuera eficaz y claro para los socios. En este caso, la persona escogida fue una asistente que ya realizaba tareas administrativas dentro de la empresa.
Se realizó un trabajo de formación y seguimiento de la persona encargada para que pudiera asumir trabajos de mayor valor
Se establecieron cuatro aspectos de gestión prioritarios:
- Establecimiento de un plan de tesorería a 3 meses a actualizar mensualmente
- Análisis de rentabilidad de proyectos
- Trabajo en base a Presupuestos anuales y sus revisiones periódicas
- Determinación y control de indicadores de gestión
Beneficios
- Liberar a una persona valiosa en el negocio de las cargas administrativas que estaba asumiendo.
- Concederle a la persona escogida para llevar estas tareas un puesto con una mayor responsabilidad, con una gestión de las tareas controlado, supervisado y progresivo.
- La persona encargada consiguió consolidar una gestión administrativa muy correcta y de una calidad muy superior a la hasta entonces desarrollada.