Presupuestos anuales de empresa y lo que dicen los estudios sobre su utilización
En general, alrededor del mes de octubre recomendamos a nuestros clientes que empiecen a preparar los presupuestos anuales. No obstante, no todas las Pymes realizan un presupuesto anual.
En el año 2008, en un estudio cuyas conclusiones podríamos suscribir en el año actual (2022), la ACCID (Asociación Catalana de Contabilidad y Dirección) realizó una encuesta entre sus miembros para conocer el grado de implantación del Cuadro de Mando Integral en pymes catalanas. En una de las cuestiones, se indagaba sobre cuál de todas las herramientas de gestión era la más conocida y utilizada. El control presupuestario era la herramienta más conocida por un 90% de los que contestaron. Sin embargo, tan solo la utilizaban alrededor del 65%.
El tema es que los miembros de la ACCID son profesionales expertos en gestión de empresas. Por tanto, si profesionales conocedores del control presupuestario, solo lo utilizan en 6 o 7 casos de cada 10, lo normal es que empresas con profesionales menos familiarizados con herramientas de gestión, lo utilicen menos.
Todas las empresas deberían elaborar un presupuesto o en su defecto deberían disponer de unos números orientativos y por escrito, referidos a su gestión futura. Es la única manera de adquirir un compromiso con el futuro.
Añado que, además del presupuesto, se debe dejar por escrito un plan estratégico, un análisis de inversión o cualquier estimación numérica que se tenga que realizar en la toma de decisiones.
¿Por qué el presupuesto no es una herramienta de gestión utilizada en el 100% de las pymes?
Alguna de las razones que encuentro:
- El presupuesto anual no es un documento obligatorio, por lo que, si no se está convencido de obtener algún beneficio en su elaboración, no se va a hacer.
- En otros casos se realiza, pero sin ganas, por obligación de inversores y/o accionistas que lo exigen o por bancos que lo aprecian a la hora de renovar las operaciones financieras. En definitiva, se hace forzado.
- Y en alguna ocasión, una parte del equipo de gestión con poder suficiente, cree que es adecuado realizarlo y lo “impone” al resto de la organización que lo acepta con desinterés o inercia.
En definitiva, de los que lo hacen, algunos están convencidos de los beneficios a obtener, otros lo consideran un mal necesario por el esfuerzo que exige y otros “pasan” totalmente, pero han de recorrer el trámite.
Y en las grandes empresas, en líneas generales y según mi conocimiento, no es mejor. Suele ser una tarea burocrática, rutinaria y solo considerada por la Alta Dirección y por una minoría cuyo sueldo depende de la realización y control de este presupuesto. Al resto les importa poco y les molesta, excepto si les afecta en los bonus a cobrar.
¿Por qué algunos directivos de pymes no consideran su utilización?
Existe una falta de credibilidad en el presupuesto como herramienta que puede ayudar en la gestión entre algunos gerentes y mandos que no la consideran o les molesta en su quehacer diario.
Entre las cosas que no funcionan, me voy a centrar solo en un par de ellas:
- La no existencia de vínculos entre el presupuesto y la estrategia de la compañía, los datos del entorno o el efecto de la competencia actual y/o potencial e incluso con los datos reales. El presupuesto entonces se toma como un ejercicio incoherente, aburrido y rutinario. Y eso se nota…
- La queja como norma. Se quejan los que elaboran el presupuesto, los que lo consolidan, los que son invitados a colaborar y los que no han sido invitados, porque no han sido invitados. Las quejas más frecuentes se refieren a los plazos, al esfuerzo en la preparación, las carencias de información, la escasa flexibilidad de los modelos utilizados para hacerlo y controlarlo, el aburrimiento, la imposición, o simplemente, la queja por la queja.
¿Por qué es importante realizar un presupuesto?
No quiero venderte una película pero,
Hay aspectos fascinantes en el proceso de creación de un presupuesto.
Si dejamos de lado temas más técnicos de control de gestión, planificación y otros parecidos, en realidad, realizar un presupuesto es un proceso que te ayudará a comprender muchas cosas de tu empresa y de tu negocio, cosas que ni habías pensado, de las que tendrás que hablar con tu personal para comprenderlas y en el que tu personal, se tendrá que replantear su parte y entenderán un poco más el todo. Y en este proceso todos se convertirán en más sabios.
Temas como, dónde y porqué gastamos dinero; quienes son tus clientes; cómo, cuánto y cuando te pagan; si te es rentable el producto o servicio que vendes, si alquilas o compras una máquina, cuál es tu capacidad productiva excedente y como la puedes gestionar; si has de contratar más personal o no, dónde quieres llegar con tu empresa a medio plazo, como pagas tus inversiones si generas suficiente dinero con el negocio, etc.
Todo lo anterior y otras cuestiones, han de estar encima de la mesa y deben ser analizadas dentro de un todo.
Del proceso presupuestario, aprenderás mucho más de lo que piensas, te ayudará a gestionar mejor tu negocio y a estructurar y comprender los datos que manejas.
Es la única manera que conozco para poder cerrar un ciclo lógico e iterativo, basado en Planificar-Aplicar-Comprobar-Ajustar, que te permitirá avanzar con seguridad y del que podrás aprender de tus errores
¿Cuál sería el proceso que ha de llevarte como gestor de empresa o propietario a que lo consideres necesario?
Hay dos cuestiones que te tienes que plantear y solucionar antes.
Primero, ¿Qué objetivo puedo lograr realizando un presupuesto?
Has de ser capaz de definir de manera precisa lo que quieres conseguir. Y no es fácil ya que hay que hacerse las preguntas adecuadas.
Por ejemplo, suele pasar que el gerente de la pyme es vendedor y llega un momento que las ventas crecen y su estructura (personal y máquinas) también, y le entra el temor, la inseguridad, si será capaz de pagar todo. En ese momento, necesitas un presupuesto.
Otro ejemplo de empresa más grande: un gerente que desea cohesionar y hacer partícipe del negocio a su equipo. Quiere contar con ellos en la realización del presupuesto porque cree que les motivará.
O puedes tener unos accionistas (o tú mismo como propietario) que te piden que obtengas un x% de beneficio antes de impuestos. Necesitarás una guía para saber como lo vas a conseguir.
Si el presupuesto no te ayuda a solucionar la cuestión del objetivo buscado, más vale que descartes su confección, por mucho que consultores como yo te digan que es conveniente o que todas las empresas lo hacen.
Segundo, “cómo lo elaboras”
A veces los procesos son demasiado complejos, pesados, con demasiadas revisiones y exigentes en tiempo de tu personal. Si ese es el caso, hazlo fácil y simplifica. Lo que has de buscar es disponer de unos números que te guíen y de los que aprender, y que sirvan a tu equipo para entender el negocio y lo que se les pide, así como que les motive.
La realización del presupuesto puede se una buena excusa para salir de las oficinas, reunirse en un entorno informal y conocerse más. Evidentemente, la reunión tiene que ser preparada previamente de manera profesional y los reunidos han de conocer el orden del día y qué aportación se espera de ellos, para que se puedan preparar y así los temas puedan fluir con facilidad.
¿Cuáles son los mínimos a tener en cuenta para realizar un presupuesto?
Desde el punto de vista numérico has de tener en cuentas cuatro puntos y poco más:
- El margen bruto de tus ventas que es capaz de pagar los costes de estructura. Si lo conoces, llegarás a cuántas ventas debes realizar.
- Qué coste de estructura tienes
- Qué inversiones son necesarias para responder al objetivo de ventas
- Y si habrá suficiente dinero en efectivo para cubrirlo todo
Como ves todo gira en torno al margen que obtengas con tus ventas. Es el cliente el que paga tu estructura de costes fijos, tus inversiones y tus beneficios. Por tanto, tu organización ha de construirse en relación al margen de ventas.
Así escrito, parece fácil.
Lo sé y no te quiero engañar, no lo es. Pero el esfuerzo de conseguir la respuesta a estos puntos vale la pena. Eso te lo puedo asegurar.
Puedes consultar al respecto nuestra entrada en casos:
Hagamos un presupuesto anual de empresa
Paco Subias
Escuchar – Planificar – Hacer – Controlar – Ajustar