Una federación deportiva quería revisar sus procedimientos administrativos para avanzar en su cumplimiento normativo (compliance). El análisis recorrió nueve áreas operativas, desde nóminas hasta caja chica, y detectó varios puntos sin control formal.
Situación
Una federación deportiva encargó una revisión de sus procedimientos administrativos y de control interno, con el objetivo de detectar puntos débiles antes de avanzar un paso más y someterse a un análisis más amplio. El trabajo abarcó nueve áreas operativas: nóminas, compras, bancos, facturación de servicios, pago a proveedores, gastos de personal y junta directiva, tarjetas de empresa, activo fijo y caja chica.
Acciones
Se realizaron entrevistas estructuradas con los responsables de cada área para reconstruir el procedimiento real seguido en la práctica, y se contrastó esa información con la documentación disponible. En la fase de ejecución se aplicaron técnicas de indagación, revisión selectiva de operaciones y verificación de cálculos para detectar diferencias entre lo establecido y lo que ocurría en el día a día. Los hallazgos se pusieron en conocimiento de cada responsable antes de cerrar el informe, para reducir el riesgo de interpretaciones erróneas.
Resultados
La revisión confirmó que la mayoría de los procedimientos funcionaban en la práctica, aunque sin un criterio recogido por escrito que los respaldara, y con distinto grado de control según el área.
El área de compras concentraba los puntos más débiles, ya que no existía un criterio objetivo y documentado para adjudicar proveedores, y algunos de ellos coincidían con patrocinadores de la federación, lo que generaba un conflicto de intereses no resuelto.
También se detectaron diferencias de control entre la sede central y las delegaciones, y casos en los que se entregaba material a empleados y directivos sin que quedara constancia escrita del motivo.
El informe sirvió de base para priorizar las mejoras necesarias antes de avanzar hacia una gestión más profesionalizada de la federación.