Casos

Pequeña empresa desea poner en marcha un departamento administrativo

Trabajamos para que consigas solucionar tus problemas y logres mejoras rápidas

Situación

Uno de los socios asumía el trabajo administrativo. Disponía de la ayuda de un gestor que cumplimentaba la contabilidad, impuestos y los temas laborales.
Inicialmente, este socio se dedico a realizar este trabajo para evitar más costes a la empresa que estaban organizando. Pero no era un profesional de esta área y su tiempo era más valioso si lo dedicara a su trabajo real.
Debía poner en marcha un departamento administrativo para liberarse del trabajo y a la vez estaba interesado en continuar disponiendo de un control efectivo sobre la situación económica.

Acciones

Delimitamos el trabajo a realizar

Básicamente, facturación a clientes, seguimiento de cobros, introducción de facturas de proveedores y gastos, codificación para análisis por proyectos, preparación de pagos, cierres mensuales y otras tareas de soporte administrativo.

Establecimos una metodología de trabajo y un acompañamiento de la persona escogida

La idea es que la persona encargada de asumir esta función la pudiera realizar con solvencia y según un método que fuera eficaz y claro para los socios. En este caso, la persona escogida fue una asistente que ya realizaba tareas administrativas dentro de la empresa.

Se realizó un trabajo de formación y seguimiento de la persona encargada para que pudiera asumir trabajos de mayor valor

Se establecieron cuatro aspectos de gestión prioritarios:

Establecimiento de un plan de tesorería a 3 meses a actualizar mensualmente
Análisis de rentabilidad de proyectos
Trabajo en base a Presupuestos anuales y sus revisiones periódicas
Determinación y control de indicadores de gestión

Beneficios

Liberar a una persona valiosa en el negocio de las cargas administrativas que estaba asumiendo.
Concederle a la persona escogida para llevar estas tareas un puesto con una mayor responsabilidad, con una gestión de las tareas controlado, supervisado y progresivo.
La persona encargada consiguió consolidar una gestión administrativa muy correcta y de una calidad muy superior a la hasta entonces desarrollada.

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