Cuando el gerente asume tareas administrativas que no le corresponden, el negocio sufre. Este caso explica cómo se estructuró un departamento administrativo en una pequeña empresa.
Situación: el gerente atrapado en tareas que no le correspondían
Uno de los socios de una pequeña empresa llevaba él mismo toda la administración.
No era su área y el tiempo que le dedicaba se lo robaba al que debía emplear en su verdadero y más rentable trabajo.
La empresa funcionaba, pero el socio estaba atrapado en tareas que no le correspondían, con un control económico insuficiente, trabajo mediocre e insatisfacción creciente.
Acciones: definir tareas, formar al equipo e implantar herramientas de gestión
Lo primero fue, delimitar con claridad qué tareas debía asumir el nuevo departamento administrativo: facturación a clientes, seguimiento de cobros, gestión de facturas de proveedores, preparación de pagos, cierres mensuales y codificación de gastos por proyectos.
Se debatió si buscar una persona fuera de la empresa. Finalmente se escogió a una persona que formaba parte de la empresa y realizaba algunas tareas administrativas.
Se le diseñó un método de trabajo claro y se la acompañó durante el proceso de transición para que pudiera asumir las nuevas responsabilidades con seguridad y de forma progresiva.
Una vez consolidada la parte operativa, se incorporaron cuatro herramientas de gestión:
- una previsión de tesorería a tres meses actualizada mensualmente,
- un análisis de rentabilidad por proyectos,
- el trabajo con presupuestos anuales y sus revisiones,
- y un sistema de indicadores de seguimiento.
Resultados: control económico real y tiempo recuperado para el negocio
El socio recuperó su tiempo para dedicarlo al negocio.
La persona que asumió la función administrativa ganó responsabilidad y desarrolló una gestión de calidad muy superior a la que había hasta entonces.
Y la empresa pasó a tener un control económico real, con información actualizada y herramientas para anticiparse a los problemas.